ورقة جرد
ورقة الجرد هي مستند يستخدم في العمليات المحاسبية والإدارية لتسجيل المواد والاصناف الموجودة في المستودعات في فترة محددة.
يهدف هذا المستند إلى توثيق حالة المخزون الفعلي ومقارنتها مع السجلات المحاسبية للتأكد من دقة البيانات وتحديد الفروقات إن وجدت.
تحتوي ورقة الجرد على :
1. معلومات عامة :
- اسم المستودع: المستودع الذي يجري فيه الجرد.
- تاريخ الجرد: التاريخ المحدد لإجراء الجرد لتحديد الفترة المحاسبية التي يتم فيها مقارنة الاصناف والمواد.
- حساب الصندوق : او يمكن تحديد اي حساب .
- حساب البضاعة التالفة : او يمكن تحديد اي حساب من الشجرة .
2. بيانات الاصناف :
- رقم الصنف أو الكود: الكود أو الرقم الفريد الذي يحدد كل عنصر في المخزون.
- اسم الصنف : الاسم الواضح والصريح لكل منتج أو أصل يتم جرده.
- الكمية المتوفرة: عدد الوحدات الموجودة فعليًا في المخزن وقت الجرد.
- الكمية المسجلة: الكمية المسجلة مسبقًا في السجلات المحاسبية أو نظام إدارة المخزون.
- فرق الجرد: الفرق بين الكمية الفعلية المسجلة في ورقة الجرد والكمية المتوقعة حسب السجلات.
- إذا كانت الكمية الفعلية أقل من الكمية المسجلة، فهذا يشير إلى وجود نقص في المخزون.
- إذا كانت الكمية الفعلية أكبر، فهذا يشير إلى زيادة غير مفسرة.
ملاحظة مهمة : في حال يوجد زيادة في الجرد فسيتم اضافة الزيادة الى سندات ادخال البضاعة .
في حال يوجد نقصان يتم اضافة النقصان الى سندات اخراج البضاعة وفي حال تم تفعيل خيار تالف يتم حساب تكلفة البضاعة الى حساب التالف او في حال تغريم امين المستودع يتم اختيار الحساب المحدد للموظف
3. التقييم المالي
- سعر الوحدة: سعر كل وحدة حسب سعر التكلفة .
- القيمة الإجمالية: حاصل ضرب الكمية الفعلية في سعر الوحدة مما يحدد القيمة الإجمالية لكل عنصر.
4. التوقيع والتوثيق
- المسؤول عن الجرد: الشخص أو الفريق الذي قام بإجراء عملية الجرد.
- توقيع المدير أو المسؤول المالي: لتأكيد أن البيانات المدخلة في ورقة الجرد صحيحة.
- تاريخ الجرد: لإثبات تاريخ إتمام عملية الجرد.
5. ملاحظات إضافية
- التلف أو الفقدان: إذا كانت هناك أي مواد تالفة أو مفقودة يتم تفعيل خيار تالف و ذلك لتوضيح الفرق في المخزون.
- ملاحظات عامة: يتم تدوين ملاحظات الجرد في خانة الملاحظات .
فوائد الجرد:
- ضمان الدقة: يساعد الجرد في التأكد من مطابقة السجلات المحاسبية مع المخزون الفعلي.
- اكتشاف التباينات: يتيح اكتشاف الاختلافات والفروقات بين السجلات والمخزون الفعلي لتحليل الأسباب.
- تقليل الخسائر: يساهم الجرد المنتظم في الحد من السرقات أو التلفيات التي قد تحدث بشكل غير مراقب.
- التخطيط المالي: يساعد الجرد الدقيق في اتخاذ قرارات مالية مبنية على المعلومات الحقيقية، مثل إعادة الطلب أو التخلص من المخزون الزائد.
ورقة الجرد تعتبر أداة حيوية في إدارة الأصول والمخزون لأنها تساعد في الحفاظ على النظام المالي للمؤسسة وتوفير بيانات دقيقة لإعداد التقارير المالية والتحليلات وضبط جرد المستودعات بحيث يقوم البرنامج بشكل الي بتوليد قيود المخزن او قيود المستودعات حسب طبيعة الجرد اذا كان في زيادة او نقصان او تم تحدد خيار البضاعة التالفة .